7. junija, 2022
Pravila za izdajanje računov z vidika DDV

Objavljeno: Portal FinD-INFO, 25. 5. 2022, www.findinfo.si, Avtor: A TAX INTERNATIONAL d.o.o.

Račun je temeljni dokument, ki ga dobavitelj izda kupcu za opravljene dobave blaga ali storitev in na drugi strani zahtevek za plačilo, kot nasprotno dajatev za opravljene dobave. Računi so torej tesno povezani z nastankom obdavčljivega dogodka in s tem obveznosti obračuna davka na dodano vrednost »DDV«. »Obdavčljivi dogodek« pomeni dogodek, s katerim so izpolnjeni pravni pogoji, ki so potrebni za nastanek obveznosti obračuna DDV, »obveznost obračuna DDV« pa nastane, ko ima slovenski davčni organ po zakonu pravico zahtevati davek od osebe, ki ga je dolžna plačati, četudi je plačilo lahko odloženo.

Za namene DDV so računi vsi dokumenti na papirju ali v elektronski obliki, ki izpolnjujejo pogoje iz 80.a do 84.a člena Zakona o davku na dodano vrednost (ZDDV-1). Kot račun se šteje tudi vsak dokument oziroma sporočilo, ki spreminja prvoten račun in se nanj nedvoumno nanaša, ne glede na njegovo poimenovanje (predračuni, avansni računi, dobropisi, bremepisi oziroma vsak drug dokument).

Podrobna pravila za izdajo računov določa država članica EU v kateri se opravi dobava blaga oziroma storitve. Če se račun nanaša na dobave blaga in storitev, ki so opravljene v Sloveniji veljajo pravila za izdajanje računov po ZDDV-1.

Obstaja pa nekaj izjem od osnovnega pravila, in sicer kadar gre za:

  • Čezmejne dobave, za katere velja obrnjena davčna obveznost iz tretjega in četrtega odstavka ter tretje točke prvega odstavka 76. člena ZDDV-1 (drugi odstavek 80.a člena ZDDV-1). Če v teh primerih izda račun prejemnik (ti. samofakturiranje), se upošteva osnovno pravilo (prvi odstavek 80.a člena ZDDV-1).
  • Za dobave, ki se obdavčijo zunaj EU (tretji odstavek 80.a člena ZDDV-1).
  • Izjeme od osnovnega pravila pa veljajo tudi za davčne zavezance, ki so vključeni v eno izmed posebnih ureditev sistem VEM (»OSS«), tj. unijsko ureditev, neunijsko ureditev ali uvozno ureditev.

V zgoraj omenjenih primerih se ne uporabljajo pravila za izdajanje računov, ki veljajo v državi članici,  v kateri se opravi dobava blaga oziroma storitve, temveč se pravila določijo po drugem ključu (npr. sedež, država identifikacije v posebno ureditev…).

Kdo in kdaj mora izdati račun?

Vsak davčni zavezanec mora zagotoviti, da sam, prejemnik ali tretja oseba v njegovem imenu in za njegov račun izda račun za naslednje dobave (81. člen ZDDV-1):

  • dobave blaga in storitev, ki jih je opravil drugemu davčnemu zavezancu ali pravni osebi, ki ni davčni zavezanec;
  • dobave blaga na daljavo (razen kadar se uporablja posebna ureditev sistem VEM – »OSS«);
  • vsako predplačilo, ki ga prejme, preden je opravljena katera od prej navedenih dobav blaga;
  • vsako predplačilo za storitve, ki ga prejme od drugega davčnega zavezanca ali pravne osebe, ki ni davčni zavezanec, preden so storitve dokončane;
  • oproščene dobave blaga v druge države članice, opravljene pod pogoji iz 46. člena ZDDV-1  (tudi za prenose blaga in vse dobave novih prevoznih sredstev); in
  • druge dobave blaga in storitev, opravljene na ozemlju Slovenije (npr. dobave končnim potrošnikom).

Račun lahko izda tudi kupec blaga ali naročnik storitev za njemu opravljeno dobavo blaga ali storitev, ki mu jo je davčni zavezanec dobavi (ti. samofakturiranje). Kot določa 136. člen Pravilnika o izvajanju Zakona o davku na dodano vrednost (PZDDV) morata tako dobavitelj in kupec blaga ali naročnik storitev skupaj določiti pogoje in podrobnosti predhodnega dogovora ter celoten postopek sprejema vsakega računa. Pri tem pa opozarjajo, da bosta na zahtevo slovenskega davčnega organa morala dobavitelj in kupec tudi dokazati obstoj predhodnega veljavnega dogovora. Če pogodba za opravljeno dobavo blaga oziroma storitev vsebuje vse podrobnosti, poseben dogovor ni potreben. V praksi se samofakturiranje pogosto uporablja v primerih konsignacijskih poslov.

Katere so izjeme od obveznosti izdajanja računov?

Za nekatere davčne zavezance se obveznost izdajanja računov v skladu z 81. členom ZDDV-1 ne nanaša. Gre za izjeme, ki so natančneje opredeljene v 143. členu PZDDV in  sicer:

1. Dobave blaga in storitev v okviru osnovne kmetijske in osnovne gozdarske dejavnosti,ob pogoju, da tako dobavo opravi davčni zavezanec, ki ni identificiran za namene DDV (oproščen po drugem odstavku 94. člena ZDDV-1) in jo opravi neposredno končnemu potrošniku (npr. neposredna prodaja na domu, prodaja od vrat do vrat, neposredna prodaja na premičnih stojnicah, na tržnicah) ali za lastno rabo v okviru kmečkega gospodinjstva davčnega zavezanca;

2. Za nekatere prodaje, če davčni zavezanec zagotavlja podatke o prodaji s popisom začetnih in končnih zalog, ki ga opravi najmanj enkrat mesečno, in sicer za prodajo vozovnic, kart in žetonov v potniškem prometu (vlak, avtobus, žičnice), znamk, kolekov, vrednotnic in obrazcev v poštnem prometu, vplačil za udeležbo v igrah na srečo, če se te izvajajo v skladu z zakonom, ki ureja igre na srečo, periodičnega tiska, na prodajo iz avtomatov (blaga in ne storitev), na prodajo kartic s kodo za polnjenje predplačniških sistemov mobilnih operaterjev iz bankomatov, GSM-omrežja ter interneta ter na prodajo žetonov iz menjalnih avtomatov in promet storitev na teletočkah.

3. Za zavarovalne in pozavarovalne storitve ter finančne storitve, če so te storitve opravljene davčnemu zavezancu v drugi državi članici ob pogoju, da so v tej drugi državi članici tudi oproščene plačila DDV.

4. Za oproščene finančne storitve (iz 4. točke 44. člena ZDDV-1), za katere se dokumenti izdajajo množično, če so opravljene na ozemlju Republike Slovenije ali se opravijo zunaj Unije, če davčni zavezanec prejemniku oziroma naročniku storitev za opravljene oproščene finančne storitve izda drug dokument (obračun, instrument plačilnega prometa, izpisek, obvestilo …), iz katerega mora biti razvidna višina zaračunane storitve in navedba, da DDV ni obračunan v skladu z ustrezno točko 44. člena ZDDV-1. Podatke o oproščenem prometu mora davčni zavezanec zagotoviti v ustreznih analitičnih evidencah po posameznih vrstah oproščenih finančnih prihodkov (ali terjatev) od prodaje blaga oziroma storitev. Za dobave blaga in storitev osebam, ki niso davčni zavezanci (tj. fizičnim osebam oziroma končnim potrošnikom, ki ne opravljajo dejavnosti), če vrednost obdavčljivih (obdavčenih in oproščenih) dobav v tekočem koledarskem letu ne preseže oziroma ni verjetno, da bo presegla znesek 5.000 evrov. Podatke o dobavah blaga in storitev mora davčni zavezanec zagotoviti v svojem knjigovodstvu. Določeno pa je, da mora takšno dobavo opraviti nepridobitna organizacija ali drugi davčni zavezanci, ki niso osebe javnega prava (na primer društva). Pomembno pa je, da:

  • njihov cilj ni doseganje dobička, če pa dobiček vseeno dosežejo, ga ne smejo razdeliti, temveč ga morajo nameniti za nadaljnje opravljanje ali izboljšanje storitev;
  • jih upravljajo in vodijo večinoma prostovoljci, ki sami ali preko drugih oseb niso posredno ali neposredno udeleženi v rezultatih teh dejavnosti;
  • zaračunavajo cene, ki jih odobrijo pristojni organi, ali cene, ki niso višje od takšnih odobrenih cen, ali za dobave, za katere ni potrebna odobritev cen, cene, ki so nižje, kot jih za podobne dobave zaračunavajo davčni zavezanci, ki obračunavajo DDV.

5. Nepridobitne organizacije oziroma društva, ki bodo s svojimi dobavami blaga in storitev presegla prag 5.000 evrov obdavčljivih dobav, bodo lahko pod določenimi pogoji, ki jih določa slovenska zakonodaja, tudi upravičena do izjeme od obveznosti izdajanja računov za določene dobave.

Za zgoraj omenjene dobave lahko davčni zavezanec vseeno izda račun, na katerem pa mora navesti vse podatke, ki so določeni kot obvezni podatki na računu v skladu z ZDDV-1.

Katere so obvezne sestavine računa?

V nadaljevanju je navedeno, katere podatke mora davčni zavezanec identificiran za namene DDV navesti na računu, katere so bistvene sestavine računa kadar ga izda mali davčni zavezanec, navedli pa smo tudi bistvene sestavine poenostavljenega računa. Pri tem pa opozarjamo, da so zneski na računu lahko izkazani v kateri koli valuti, medtem ko mora biti znesek DDV na računu izkazan v evrih kot to določa ZDDV-1.

a) Davčni zavezanec, ki je identificiran za namene DDV

Davčni zavezanec mora na računu navesti vse obvezne podatke, ki so določeni z 82. členom ZDDV-1:

  1. datum izdaje računa;
  2. zaporedno številko, ki omogoča identifikacijo računa;
  3. identifikacijsko številko za DDV, pod katero je davčni zavezanec dobavil blago ali storitev;
  4. identifikacijsko številko za DDV kupca oziroma naročnika, pod katero je kupec ali naročnik prejel dobavo blaga ali storitev, za katero je dolžan plačati DDV, ali je prejel dobavo blaga v skladu s 46. členom tega zakona;
  5. ime in naslov davčnega zavezanca in njegovega kupca ali naročnika;
  6. količino in vrsto dobavljenega blaga oziroma obseg in vrsto opravljenih storitev;
  7. datum, ko je bila opravljena dobava blaga, ali datum, ko je bila storitev opravljena oziroma končana, ali datum, ko je bilo opravljeno, če se ta datum lahko določi in je različen od datuma izdaje računa;
  8. davčno osnovo, od katere se obračuna DDV po posamezni stopnji oziroma na katero se nanaša oprostitev, ceno na enoto brez DDV ter kakršna koli znižanja cen in popuste, ki niso vključeni v ceno na enoto;
  9. stopnjo DDV;
  10. znesek DDV, razen v primerih, kjer se uporablja posebna ureditev, za katero ta zakon ta  podatek izključuje;
  11. v primeru izdaje računa s strani kupca blaga ali naročnika storitev v imenu in za račun davčnega zavezanca navedbo »Samofakturiranje«;
  12. v primeru oprostitve DDV veljavno določbo Direktive Sveta 2006/112/ES ali ustrezni člen ZDDV-1 ali drugo sklicevanje, ki kaže na to, da je dobava blaga ali storitev oproščena DDV;
  13. v primeru, če je plačnik DDV kupec blaga ali naročnik storitve, navedbo »Obrnjena davčna obveznost«;
  14. v primeru dobave novega prevoznega sredstva, opravljene v skladu s pogoji iz 1. in 2. točke 46. člena ZDDV-1, značilnosti, kot so opredeljene v tretjem odstavku 3. člena tega zakona (glej podpoglavje 3.5);
  15. v primeru uporabe posebne ureditve za potovalne agencije navedbo »Posebna ureditev – Potovalne agencije«;
  16. v primeru uporabe ene od posebnih ureditev za rabljeno blago, umetniške predmete, zbirke in starine navedbo »Posebna ureditev – rabljeno blago«, »Posebna ureditev – umetniški predmeti« ali »Posebna ureditev – zbirke in starine«;
  17. če je oseba, ki je dolžna plačati DDV, davčni zastopnik za namene drugega odstavka 76. člena tega zakona, identifikacijsko številko za DDV davčnega zastopnika, skupaj z njegovim imenom in naslovom.

b) Poenostavljeni računi

Davčni zavezanec lahko izda tudi poenostavljeni račun za opravljeno dobavo blaga ali storitev na ozemlju Slovenije in sicer za dobave (83. člen ZDDV-1):

  1. končnim potrošnikom (ne glede na znesek);
  2. drugemu davčnemu zavezancu ali pravni osebi, ki ni davčni zavezanec, ali predplačilo za to dobavo, če znesek na računu, brez DDV, ni višji od 100 evrov;
  3. če se izda dokument oziroma sporočilo, ki spreminja prvoten račun.

Na poenostavljenem računu pa mora davčni zavezanec navesti najmanj naslednje podatke:

  1. datum izdaje računa;
  2. zaporedno številko, ki omogoča identifikacijo računa;
  3. ime in naslov davčnega zavezanca in identifikacijsko številko za DDV, pod katero je opravil dobavo blaga ali storitev;
  4. količino in vrsto dobavljenega blaga oziroma obseg in vrsto opravljenih storitev;
  5. znesek DDV, ki se plača, ali informacije, ki so potrebne za njegov izračun;
  6. jasno in nedvoumno navedbo o prvotnem računu in konkretnih podrobnosti, ki so spremenjene, če je račun dokument, ki spreminja prvoten račun in se nanj nedvoumno nanaša.

Poleg prej navedenih podatkov mora davčni zavezanec na poenostavljenem računu:

  • če opravlja dobavo blaga ali storitev po različnih davčnih stopnjah, znesek DDV izkazati ločeno po davčnih stopnjah;
  • če opravi dobavo blaga oziroma storitev davčnemu zavezancu, ki takšen račun potrebuje za uveljavljanje odbitka DDV, na računu navesti še ime in naslov svojega kupca ali naročnika;
  • če opravi dobavo blaga oziroma storitev v skladu s 76.a členom ZDDV-1 navesti, da gre za obrnjeno davčno obveznost;
  • če opravi dobavo blaga oziroma storitev, za katero je predpisana oprostitev plačila DDV, na računu navesti veljavno določbo Direktive Sveta 2006/112/ES ali ustrezni člen ZDDV-1 oziroma drugo sklicevanje, ki kaže na to, da je dobava blaga ali storitev oproščena DDV.

Davčni zavezanec ne sme izdati poenostavljenega računa za dobave blaga ali storitev, ki jih opravi v drugo državo članico, v kateri je treba plačati DDV, ali njegova poslovna enota v tej državi članici ne sodeluje pri dobavi, in je oseba, ki je dolžna plačati DDV, oseba, kateri je bilo blago dobavljeno oziroma storitev opravljena.

c) Mali davčni zavezanci

Mali davčni zavezanec (davčni zavezanec, ki je oproščen plačila DDV po 94. členu ZDDV-1, ni identificiran za namene DDV), mora na računu navesti najmanj naslednje podatke:

  • datum izdaje;
  • zaporedno številko, ki omogoča identifikacijo računa;
  • svojo firmo oziroma ime in sedež oziroma stalno prebivališče;
  • svojo davčno številko (podatek obvezen po 35. členu ZDavP-2);
  • prodajno ceno blaga oziroma storitve (brez DDV), in
  • skupno vrednost prodanega blaga oziroma opravljene storitve (brez DDV).

Če mali davčni zavezanec opravi dobavo blaga ali storitve, ki je oproščena plačila DDV, lahko na računu navede tudi ustrezni člen ZDDV-1 ali veljavno določbo Direktive Sveta 2006/112/ES ali drugo sklicevanje, ki kaže na to, da je dobava oproščena DDV. Zaradi lažjega evidentiranja računov in večje razumljivosti pa se priporoča, da se na računu navede klavzula »ni zavezanec za DDV«.

Kakšni so roki za izdajo računov?

Roki za izdajo računov

Oproščene dobave blaga, opravljene v EU davčnim zavezancem pod pogoji iz 46. člena ZDDV-1 V skladu s sedmim odstavkom 81. člena ZDDV-1 nastane obveznost izdaje računa najkasneje 15. dan v mesecu, ki sledi mesecu, v katerem nastane obdavčljivi dogodek za dobave blaga, opravljene v drugo državo članico.
Opravljene storitve, katerih kraj obdavčitve se določa po splošnem pravilu in pri katerih je DDV dolžan plačati prejemnik storitev iz EU v skladu s 196. členom Direktive Sveta 2006/112/ES V skladu s sedmim odstavkom 81. člena ZDDV-1 nastane obveznost izdaje računa najkasneje 15. dan v mesecu, ki sledi mesecu, v katerem nastane obdavčljivi dogodek za opravljene storitve, za katere je DDV dolžan plačati prejemnik storitev.
Ostale dobave ZDDV-1 ne vsebuje določbe, ki bi davčnemu zavezancu predpisovala rok za izdajo računa, kljub temu pa mora davčni zavezanec v skladu s prvim odstavkom 85. člena ZDDV-1 v svojem knjigovodstvu zagotoviti dovolj podrobne podatke, da omogočijo pravilno in pravočasno obračunavanje DDV in nadzor davčnega organa nad obračunavanjem in plačevanjem DDV.

Kakšna pravila veljajo za hrambo računov?

Vsak davčni zavezanec mora zagotoviti hrambo kopij računov, ki jih izda sam, ali njegov kupec ali naročnik ali tretja oseba v njegovem imenu in za njegov račun, ter vseh računov, ki jih je prejel.

Davčni zavezanec mora hraniti račune v svoji izvirni, papirnati ali elektronski obliki, v kateri so bili poslani ali dani na razpolago. Davčni zavezanec lahko račune, ne glede na njihovo izvirno obliko hrani tudi na mikrofilmu, drugem mediju ali v elektronski obliki, če ti načini hrambe onemogočajo spremembo ali izbris podatkov oziroma omogočajo reproduciranje računov v izvirni obliki. Če se računi hranijo z elektronskimi sredstvi, se morajo z elektronskimi sredstvi hraniti tudi podatki, ki jamčijo pristnost izvora in celovitost vsebine.

Davčni zavezanec mora zagotoviti hrambo računov, ki se nanašajo na dobave blaga ali storitev na ozemlju Slovenije, ter računov, ki jih prejme davčni zavezanec s sedežem na ozemlju Slovenije, deset let po poteku leta, na katero se računi nanašajo. Za račune, ki se nanašajo na nepremičnine pa mora davčni zavezanec zagotoviti hrambo računov 20 let po poteku leta, na katero se nanašajo. Navedeno se nanaša tudi na račune, ki jih davčni zavezanec prejme od malih davčnih zavezancev.

Ali se papirnati in elektronski računi razlikujejo z vidika DDV?

Elektronski račun je račun, ki vsebuje predpisane podatke (informacije) po ZDDV-1, in ki je bil izdan in prejet v kateri koli elektronski obliki. Da lahko upoštevamo račun kot elektronski račun, mora biti izdan in prejet v kateri koli elektronski obliki zapisa, ki jo določi davčni zavezanec. Račun je lahko v obliki strukturiranih sporočil (kot je XML) z ustrezno vizualizacijo ali drugih vrst elektronskih oblik kot je e-pošta s prilogo PDF ali sporočilo, prejeto po telefaksu v elektronski obliki in ne v papirni obliki. Ni pomembna vrsta elektronske oblike računa, ampak dejstvo, da je račun v elektronski obliki, ko je izdan in prejet. To omogoča pošiljanje in prejemanje elektronskih računov v eni obliki zapisa, ki se lahko nato pretvori v drugo.

Pristnost izvora, celovitost vsebine in čitljivost računa v papirnati ali v elektronski obliki morajo biti zagotovljene od trenutka izdaje do konca obdobja hrambe računa. Pristnost izvora računa pomeni zagotovitev identitete dobavitelja ali izdajatelja računa. Celovitost vsebine računa pa pomeni, da vsebina računa, ki je zahtevana v skladu z ZDDV-1, po izdaji računa ni bila spremenjena. Vsak davčni zavezanec določi način zagotovitve pristnosti izvora, celovitosti vsebine in čitljivosti računa. Ta se lahko zagotavlja z vpeljavo internih postopkov nadzora poslovanja, ki ustvarijo zanesljivo revizijsko sled med računom in dobavo blaga ali opravljeno storitvijo ali na druge načine, npr. z naprednim elektronskim podpisom ali z elektronsko izmenjavo podatkov (EDI) in drugimi naprednimi tehnologijami.

Za namene DDV so v skladu z ZDDV-1 računi, izdani v papirni obliki in računi, ki so izdani v elektronski obliki med seboj enakovredni. To pomeni, da vse določbe ZDDV-1 glede izdaje računov veljajo tako za papirne kot elektronske račune.

Nazadnje je potrebno omeniti, da v zvezi z izdajanjem računov za določene tipe transakcij obstajajo še dodatne zahteve (npr. davčno potrjevanje, e-računi za B2G transakcije, informacije zahtevane po Zakonu o gospodarskih družbah…), ki niso nujno povezane z zakonodajo s področja DDV in niso predmet tega članka. V zadnjih letih opažamo tudi pospešen razvoj poslovanja z e-računi po različnih evropskih državah in topogledno v prihodnjih letih pričakujemo določene premike tudi v Sloveniji.

***

Ta članek (in vse informacije do katerih dostopate preko povezav v tem članku) je namenjen zgolj informiranju in ne predstavlja pravnega svetovanja. Prav tako so se lahko navedena dejstva od datuma objave spremenila. Pred sprejetjem ali izvajanjem kakršnih koli dejanj je potrebno pridobiti strokovno pravno svetovanje.

***

Članki izražajo stališča avtorjev, in ne nujno organizacij, v katerih so zaposleni, ali uredništva portala FinD-INFO.

Točke SPOT Svetovanje so sofinancirane s pomočjo Evropskega sklada za regionalni razvoj: www.eu-skladi.si, Ministrstva za gospodarski razvoj in tehnologijo: www.mgrt.gov.si ter SPIRIT Slovenija, javna agencija: www.spiritslovenia.si.  

Točke SPOT Svetovanje so sofinancirane s pomočjo Evropskega sklada za regionalni razvoj: www.eu-skladi.si, Ministrstva za gospodarski razvoj in tehnologijo: www.mgrt.gov.si ter SPIRIT Slovenija, javna agencija: www.spiritslovenia.si.  

KONTAKT

Obrtni dom
Ulica Gradnikove brigade 6,
5000 Nova Gorica

t: 05 330 66 90
e:
info@spot-goriska.si

URADNE URE

ponedeljek: 8.00 – 14.00
torek: 8.00 – 14.00
sreda: 8.00 – 17.00
petek: 8.00 – 14.00

Zaželena je predhodna najava na telefonsko številko.

KJE SMO?

SPOT GORIŠKA ® Vse pravice pridržane. | Izdelava spletne strani: Agencija KODNES