24. avgusta, 2023
Članek: Kako pripraviti načrt za učinkovit sestanek

Kako pripraviti načrt za učinkovit sestanek

Najprej naredimo eno hitro analizo. Poglejte v vaš koledar za pretekli mesec in preštejte število sestankov in število ur, ki ste jih porabili za sestanke. Kaj ste ugotovili? Koliko sestankov ste opravili pretekli mesec? Koliko časa ste namenili za sestanke?

Ciljno usmerjeni ljudje sestankov praviloma ne marajo. Sestanke obravnavajo kot nekaj, kar jim jemlje energijo in jih moti pri zbranosti, ki jo potrebujejo za reševanje kompleksnih težav. Vendar pa so sestanki kljub temu potrebni in smiselni. Vendar moramo pri tem vedeti kdaj, kako in zakaj?
Verjetno se strinjamo, da je veliko sestankov mučnih in neučinkovitih. Na prvi pogled se nam morda zdi, da težave najhitreje rešimo za skupno mizo, a to največkrat sploh ni res. Cena takšnega početja je lahko tudi zelo visoka. Sestanki so po mnenju stroke stroškovno velik zalogaj, če upoštevamo, da se čas, preživet na njih, odšteva od časa, ki bi ga lahko porabili veliko bolj produktivno.
Na poslovni šoli v Cambridgeu (Sloan School of Management) so v eni od raziskav ugotovili, da zaposleni v povprečju za sestanke porabijo šest ur na teden, višji menedžment pa 23 ur na teden, kar predstavlja več kot polovico delovnega časa v enem tednu (Vir: https://www.ranktracker.com/sl/blog/achieve-a-wonderful-meeting-culture-according-to-your-team/) Na mesec je to skoraj 100 ur za sestanke! Si predstavljate, koliko to nanese v denarju, če ovrednotimo te ure z urno postavko menedžmenta? Samo hiter izračun ob predpostavki, da je strošek delodajalca na uro za menedžerja 25 EUR (pa to ni skrajno visoka urna postavka), znaša ta strošek na mesec ob 100 porabljenih urah 2.500 EUR, na leto ob 120.000 urah pa kar 30.000 EUR! Prav zaradi tega dejstva je zelo na mestu, da pomislimo, kakšna naj bo frekvenca in učinkovitost teh sestankov ter njihova dodana vrednost, da bodo smiselni.

Zanimive statistike sestankov

Poglejmo si par zanimivih statistik, kaj zaposleni počnejo med sestanki oz. zaposleni menijo o sestankih? Po podatkih nekaj različnih raziskav jih:
– 91 % med sestanki sanjari
– 73 % jih na njih opravlja drugo delo
– 71 % jih meni, da so sestanki neproduktivni in neučinkoviti
– 64 % jih je prepričanih, da so sestanki krivi, da se na noben delovni dan ne morejo dovolj globoko poglobiti v delo
– 47 % jih meni, da so sestanki zapravljanje časa v službi

Torej, kakšni so učinki slabih sestankov:

– nezadovoljni ali zafrustrirani sodelavci, ki imajo občutek, da na sestanku izgubljajo čas, medtem ko jih v pisarni čaka kopica neopravljenih opravil
– manjša stopnja inovativnosti v podjetju
– motijo zbranost zaposlenih, ki jo potrebujejo za poglobitev v delovne izzive
– slabši prodajni rezultati in manjši tržni deleži
– fluktuacija med zaposlenimi

Sestanki nas velikokrat izropajo energije, pade nam koncentracija, ne moremo se več zbrati, analizirati in razumeti vzrokov ter zaobjeti celotne slike. Zato smo utrujeni, brez energije in moči ter sprejemamo slabe odločitve. Če je sestankov veliko – pa čeprav so kratki – nam dodatne moči in energijo jemlje še preklapljanje z ene tematike na drugo, tek z enega sestanka na drugega.

Več kot očitno je, da slabi sestanki ne prinesejo koristnih sprememb, ki bi upravičili investicijo časa, energije in denarja, ki je potrebna za njihovo izvedbo.

Zaradi vseh naštetih razlogov morajo menedžerji, direktorji, vodje, podjetniki in tudi zaposleni delati več, prihajati na delo zgodaj zjutraj, ostajati na delu pozno zvečer in tudi delati med vikendi in prazniki.

Nekateri sestanki nujni, smiselni in potrebni. Sestanki imajo veliko prednosti, če so dobro organizirani in učinkoviti.

Takšni sestanki so:

– so priložnost, da ekipa izmenja svoja mnenja in zbliža poglede
– če so pravilno organizirani in vodeni, se zadovoljstvo zaposlenih poveča, ljudje so bolj pripravljeni izražati mnenja, poveča se tudi učinkovitost ekip

Produktivni vs. ustvarjalni sestanki

Če že preživimo veliko delovnega časa na sestankih, je smiselno, da si jih prilagodimo tako, da bomo imeli od njih koristi. Za začetek je dobro, da vemo, da obstaja več vrst sestankov in da imajo vsak svoj namen. Tu bi se osredotočili na dve vrsti sestankov: produktivne in ustvarjalne.
Uporabni so oboji. Na daljše obdobje ustvarjalni sestanki prinašajo boljše rezultate. A tudi produktivne sestanke potrebujemo.

– Produktivni sestanki

Produktivni sestanki naj potekajo enkrat tedensko, vedno ob isti uri, v istem prostoru, z enako agendo in enakimi nameni:
o prepričati se, ali poteka vse skladno s cilji in časovnico
o prepričati se, ali celotna ekipa dela za isti cilj
o informirati prisotne
o preveriti odgovornosti posameznikov
o reševati odprta vprašanja

Produktivni sestanki naj trajajo okrog 90 minut.

Razdeljeni naj bodo v dva sklopa:
– prvi sklop:
o (5 min) izmenjajte informacije in novice, ki so se zgodile v preteklem tednu
o (5 min) preverite, ali člani ekipe dosegajo svoje cilje (ali so obdobni cilji skladni s planom; to lahko poteka zelo preprosto, in sicer tako, da vodja za vsako osebo prebere cilj, oseba pa preprosto odgovori z DA ali NE; vsa ostala morebitna vprašanja na temo se obravnava v zadnjem delu sestanka; v točki preverjanja doseganja ciljev se izogibajmo kakršnim koli debatam,
o (5 min) delite mnenja kupcev in drugih deležnikov: udeleženci naj v enem ali dveh stavkih sporočijo pohvale, omenijo mnenja kupcev ali drugih deležnikov; če je potrebno dodatno pojasnilo, se to prestavi v zadnji del sestanka,
o (5 min) preverimo, ali so naloge članov ekipe opravljene: vodja sestanka prebere naloge, ki so bile dogovorjene na zadnjem sestanku in bi morale biti zaključene do tega sestanka

– drugi sklop:
o (60 min) rešujemo odprta vprašanja po načelu identificiraj, diskutiraj, reši: to je osrednja točka sestanka, saj omogoča reševanje odprtih vprašanj. V tem delu sestanka se razpravlja o temah, ki so bile zapisane v prvem delu sestanka, o temah, ki so ostale nerešene ali o novih temah, ki se jih dodaja. Bistvo tega dela sestanka je, da tu:
 sprejemamo odločitve v zvezi s situacijami, ki jih je treba rešiti
 z ekipo delimo pomembne informacije
 člani ekipe pridobivajo informacije in napotke za delo
o (5 min) zadnjih pet minut sestanka naj bo namenjenih povzetku sestanka:
 preberite dogovorjene naloge – pri tem poskrbite, da bo vsem res jasno, kdo mora kaj narediti,
 odločite se ali so bile sprejete kakšne pomembne informacije, ki bi jih bilo potrebno sporočiti navzven in se dogovorite, kdo jih bo sporočil
 udeleženci naj ocenijo sestanek 1 do 10, ocene nam pomagajo, da se konstantno izboljšujemo; pri slabih ocenah člane ekipe vprašajte, kaj bi bilo potrebno spremeniti, izboljšati, da bi prejeli boljšo oceno

Kje so ključni razlogi za neproduktivnost sestankov:
– slaba priprava vodje sestanka
– nepripravljenost udeležencev sestanka
– za diskusijo se porabi preveč časa
– udeleženci zaidejo s teme sestanka

– Ustvarjalni sestanki

Ustvarjalni sestanki so namenjeni iskanju domiselnih idej, inovativnih zamisli in dobrih rešitev. Vsebinsko se lahko nanašajo na primer na viharjenje možganov, načrtovanje strategij, poslovno planiranje itd. Na ustvarjalne sestanke povabimo vse tiste zaposlene, ki delajo na določeni vsebini, saj na ta način povečujemo zanos zaposlenih.
Ustvarjalni sestanki prinašajo nove ideje in rešitve, a hkrati zahtevajo aktivno sodelovanje vseh prisotnih in zato celovitejše priprave.
Tako kot pri produktivnih sestankih, je tudi pri ustvarjalnih najpomembnejša priprava nanje.
A priprava ustvarjalnih sestankov je v primerjavi s pripravo produktivnih sestankov bolj zahtevna.

Ustvarjalne sestanke najpogosteje opredeljujejo naslednji elementi:

1. Ustvarjalno okolje: Za ustvarjalne sestanke potrebujemo ustvarjalno okolje. Nove ideje ne pridejo kar same od sebe, treba jih je spodbujati.
2. Struktura sestanka mora biti jasna. Postavljeni morajo biti jasni cilji sestanka. Naloga sodelujočih na sestanku je, da iščejo rešitve, kako jih doseči.
3. Aktivno vključevanje vseh sodelujočih: Vsi sodelujoči morajo imeti možnosti priti do besede, hierarhijo je na ustvarjalnih sestankih potrebno pozabiti.
4. Pomembni so odnosi med zaposlenimi: Če želimo, da bodo ustvarjalni sestanki produktivni, je potrebno investirati v odlične odnose z zaposlenimi na vseh relacijah (to je na relacijah nadrejeni-podrejeni in znotraj iste hierarhične ravni).
5. Možnost uresničevanja idej: Ustvarjalni sestanki morajo nosilcem idej, ki se jih sprejme, omogočiti, da svoje ideje dejansko tudi uresničijo.

Ustvarjalni sestanki, ki se pojavljajo na določeno frekvenco, se skozi čas izboljšajo, saj ljudje počasi najdejo vrednost v njih.

Prednosti ustvarjalnih sestankov:
– Na ustvarjalnih sestankih se rojevajo inovacije.
– Ustvarjalni sestanki izboljšajo razvoj novih izdelkov.
– Poveča se jasnost, kaj želimo delati v naslednjem mesecu, četrtletju, polletju.
– Vzpostavljajo se boljši odnosi med zaposlenimi, ki se povežejo kot ekipa, med njimi nastane bolj sproščeno vzdušje.

Kakšni bi morali biti sestanki?

Običajna vprašanja povezana s sestanki so:

– Ali vam uspe organizirati in izvesti koristne in učinkovite sestanke, ki nam ne jemljejo časa, ampak nam ga celo privarčujejo?
– Imate tedenske sestanke z ekipo, kjer se ne morete nič dogovoriti?
– Ali na sestankih govorijo vsi vsepovprek ali pa govori le peščica ljudi, ostali pa so bolj plašni in se držijo v ozadju?
– Porabite vedno več časa za sestanek, kot je bilo predvideno?
– Je veliko sodelavcev med sestankom na telefonih ali računalnikih in ne sledijo pogovoru?

Odgovorimo si najprej na vprašanje, kdaj so sestanki smiselni in potrebni:
– sestanki, ki so nujno potrebni za potek dela in prihodnje optimalno delovanje organizacije
– ko določenih izzivov ne moremo rešiti z drugimi oblikami komunikacije, kot je osebni pogovor ena na ena,
– ko ga skličemo takrat, ko istega rezultata ne moremo doseči na drug smiseln način

Vodenje uspešnih in produktivnih sestankov ni enostavno. Najprej je potrebno sprejeti dejstvo, da nam bo organizacija in izvedba sestanka na začetku vzela več časa, a na dolgi rok se z vajo v pripravi sestankov streniramo.

Čas za učinkovit sestanek bi moral biti razdeljen tako: 80 % planiranje in 20 % izvedba. Ljudje prepogosto porabijo več časa za sam sestanek kot za organizacijo le-tega. Načrtujte boljše sestanke. Učinkoviti sestanki se ne zgodijo kar sami od sebe.

Kako pripraviti in voditi učinkovit sestanek? Sestanek mora imeti:
– dnevni red, ki pa seveda ne temelji na točki razno
– jasen namen in cilj, ki ga je na sestanku treba doseči
– na sestanek morajo biti povabljeni pravi ljudje; vsaka oseba, ki je povabljena na sestanek, mora natanko vedeti, zakaj je tam in kako naj bi prispevala k sestanku
– pomembno je tudi, da je sestanek časovno omejen in da v okviru razpoložljivega časa poskrbimo tudi za to, da pogledamo, kaj smo se dogovorili ter kdo in do kdaj bo to naredil
– zapisnik sestanka, ki pa ni potrebno, da je esej; zabeležene naj bodo ključne ugotovitve in dodeljene aktivnosti – zapisnik pišite sproti (lahko je zanj zadolžena ena oseba)

Po sestanku je še ena izjemno pomembna stvar na katero pogosto pozabimo. To je da spremljamo realizacijo tega, kar smo se dogovorili na sestanku.
Pri načrtovanju sestanka je na primer dobro, da če je planirano, da bo sestanek trajal 1 uro, da ga končamo po 45 minutah, tako da imajo potem udeleženci še 15 minut časa, da se uskladijo, kako bodo sklepe izvedli, da si pripravijo akcijske plane in načrte dela.
Vsak dober sestanek mora imeti vodjo sestanka. Vodja mora biti usmerjen k ciljem, zaradi katerih je bil sestanek sklican. Naloge vodje sestanka:

– Vodja je ključen pri vsebinski pripravi sestanka.
– Zagotoviti mora, da se sestanka udeležijo pravi ljudje. Udeležencem sestanka vodja razdeli aktivne vloge.
– Vodja sestanka mora razmisliti ali so za uspešno izvedbo sestanka potrebne predpriprave.
– Vodja sestanka otvori sestanke, usmerja razpravo (po domače, drži rdečo nit) določa tempo sestanka in povzema zaključke. Vodja sestanka mora skrbeti, da sestanek traja ravno toliko, kot je treba. Torej, sestanek mora pravočasno zaključiti. Sestanek zaključi s sklepi.
– Vodja sestanka mora zagotavljati fokus in disciplino med trajanjem sestanka.
– Vodja sestanka mora aktivno vključevati in usmerjati vse udeležence.
– Vodja je tudi tisti, ki po sestanku praviloma spremlja implementacijo dogovorjenega in realizacijo sprejetih sklepov. Pri dostopanjih pa pravočasno reagira.

Ali so na sestanku dovoljeni telefoni, računalniki? Pravila sestanka določite takoj na začetku. Pravila naj zajemajo na primer:
– Takoj na začetku sestanka določite pravila sestanka.

– Osnovno pravilo je, naj vsi izklopijo ali odložijo telefone (klici, pošiljanje sporočil in brskanje po telefonu ni zaželeno).
– Vsi naj odložijo tudi računalnike dokler se sestanek ne konča.
– Povejte, da je na sestanku potrebna 100% pozornost in sodelovanje vseh. Tako bo skupen čas najbolj učinkovito izkoriščen.
– Seveda, ne pozabite, da enako velja za vas, ki sestanek vodite.

Ali naj zaposlenemu dovolimo, da zapusti sestanek? Da. Prav je, da zaposlenemu dovolimo, da se umakne s sestanka, če presodi, da nima kaj prispevati k njemu in je njegova udeležba nepotrebna.

Kako pripraviti načrt za učinkovit sestanek?

Verjetno smo vsi že imeli priložnost prisostvovati sestanku, na katerem so bili udeleženci popolnoma nepripravljeni in so velikokrat zahajali s teme, zaradi česar je bil sestanek izguba časa za celotno ekipo. Take in podobne težave izhajajo predvsem iz slabo zasnovanega dnevnega reda in načrta poteka celotnega sestanka.
Vnaprej določen dnevni red in načrt določata predvsem jasna pričakovanja in cilje pred in med sestankom ter po njegovem zaključku. Hkrati je članom ekipe v veliko pomoč pri njihovi pripravi na sestanek, prav tako pa s pomočjo dnevnega reda lažje usmerjamo razpravo.

Kako narediti sestanke bolj učinkovite? Začne se pri oblikovanju učinkovitega dnevnega reda:

Pri oblikovanju dnevnega reda lahko angažiramo člane ekipe: Če želite, da člani vaše ekipe sodelujejo na sestankih, poskrbite, da bodo na dnevnem redu točke, ki odražajo njihove potrebe. Člane ekipe lahko prosimo, naj predlagajo točke dnevnega reda, hkrati pa naj podajo tudi razlog, zakaj je treba določeno temo obravnavati skupaj. Če se na koncu odločite, da ideje člana ekipe ne boste vključili, morate biti odgovorni in članu ekipe, ki je točko predlagal, obrazložiti razloge za ne-umestitev točke na dnevni red.

Izberemo teme, ki zadevajo celotno ekipo: Razpoložljiv čas ekipe je dragocen, zato ga uporabimo za razpravo in odločanje o vprašanjih, ki zadevajo celotno ekipo in ki jih mora razrešiti celotna ekipa. Od teme je skoraj v celoti odvisna navzočnost članov, zato je teme smiselno izbirati preudarno.

Točke dnevnega reda navedite kot vprašanja, na katera mora ekipa podati odgovore: Večina tem dnevnega reda je preprosto več besed, povezanih v frazo, npr. »prerazporeditev pisarniških prostorov«. Udeleženci se potemtakem zaradi pomanjkanja podatkov sprašujejo, kaj pomeni zastavljena fraza. Namesto je bolj učinkovito postaviti naslednje vprašanje: »Pod katerimi pogoji, če sploh, naj prerazporedimo pisarniške prostore?« Vprašanje omogoča članom ekipe, da se bolje pripravijo na razpravo in jo nato tudi lažje spremljajo. Hkrati pa s pomočjo vprašanja lažje poskrbimo, da ne zaidemo s teme in da med sestankom ohranjamo povezavo med vprašanjem in razpravo.

Jasno poudarite, kaj je namen sestanka: Namen sestanka je lahko le izmenjava informacij, lahko je pridobitev mnenja članov ekipe ali dejansko sprejemanje neke odločitve. Člani ekipe bodo težko učinkovito sodelovali, če ne bodo vedeli, kakšna je njihova vloga na sestanku. Priporočljivo je, da vodja pred obravnavo določene teme poudari namen razprave.

Realno ocenite razpoložljiv čas za obravnavo posamezne teme: Vodje navadno podcenijo čas, ki je potreben za celovito obravnavo. Zato predhodno poskušajte izračunati, koliko časa bo ekipa potrebovala za predstavitev teme, odgovore na vprašanja, predstavitev rešitev in dogovarjanje o naslednjih korakih, ki sledijo razpravi in sprejetim odločitvam. Na primer, če je na vašem sestanku deset ljudi in ste ocenili, da bo deset minut dovolj za sprejem odločitve, pod kakšnimi pogoji boste prerazporedili pisarniške prostore, ste najverjetneje slabo ocenili potreben čas. Zato pri takšnih odločitvah poskušajte izračunati primeren razpoložljiv čas.

Vnaprej pripravite predlog postopka za obravnavo posamezne točke dnevnega reda: Čeprav dogovor o postopku lahko bistveno poveča učinkovitost sestankov, je ta redko določen. Med sestankom tako poskušajte večkrat članom ekipe jasno in razumljivo obrazložiti, kako bo tekel sestanek, oziroma o tem doseči dogovor. Primer take obrazložitve postopka bi bil: »Predlagam, da si vzamemo deset minut, da zberemo vse relevantne informacije. Nato bomo imeli dodatnih deset minut, da ugotovimo, kateri naši interesi bodo izpolnjeni s posamezno rešitvijo. Na koncu pa bomo potrebovali približno petnajst minut za dokončanje rešitve, ki bi v največjem obsegu upoštevala opredeljene interese. Se strinjate oziroma ali imate mogoče dodaten predlog za izboljšanje predlaganega postopka?« … Tako bi približno lahko izgledala obrazložitev postopka obravnave posamezne točke dnevnega reda.

Konkretizirajte, kako naj se člani pripravijo na sestanek: O predlaganih točkah dnevnega reda sodelavce obvestite dovolj zgodaj, tako da bodo člani ekipe lahko predhodno obdelali predlagana gradiva in oblikovali svoje mnenje. Hkrati določite, kdo je odgovoren za vodenje posamezne teme. Za vodenje razprave o določeni točki dnevnega reda je navadno odgovoren nekdo, ki ni formalni vodja celotnega sestanka.

Prva točka dnevnega reda naj bo razprava o predlaganih točkah, ki bodo predmet obravnave na sestankih: Četudi ste skupaj z ekipo predhodno pripravili dnevni red, si na samem začetku sestanka vzemite minuto ali dve, da preverite, ali potreba po obravnavi vseh točk še vedno obstaja oziroma ali je potrebna razširitev. Navadno spremembe dnevnega reda niso tako dramatične, a vendarle s preverjanjem dnevnega reda povečate možnost, da bodo člani ekipe učinkoviteje izkoristili razpoložljivi čas za sestanek.

Srečanje sestanka zaključite z evalvacijo: Kadar so vaši sestanki redni, bosta k vašemu napredku lahko pripomogli dve preprosti vprašanji:

o kaj je bilo dobrega v zvezi z današnjim sestankom in
o kaj si želimo spremeniti, da bo naslednje srečanje (še) boljše?

Nekaj minut razprave ob koncu sestanka lahko izboljša vaše rezultate, delovne odnose in zadovoljstvo članov ekipe.

V pomoč pri končnem evalviranju sestanka so nam lahko naslednji namigi:
o Preverimo ali so bili člani ekipe pravočasno obveščeni o dnevnem redu
o Pogovorimo se, kako dobro so se člani ekipe pripravili na sestanek
o Evalviramo, kako dobro smo ocenili čas, potreben za obravnavno posamezne točke dnevnega reda
o Preverimo, kako dobro smo ocenili čas za odločanje in razpravo
o Se pogovorimo, kako učinkovit je bil postopek obravnave posamezne točke dnevnega reda

Za konec še nekaj usmeritev za vodenje sestankov:

– Jasen cilj sestanka in časovni okvir
– Na sestanek povabite zgolj nujno število ljudi
– Držite se dnevnega reda (sploh, ko se zgodi, da se diskusija oddalji od bistva)
– Med sestankom ne dovolite uporabe tehnologije
– Zapisujte odločitve in nadaljnje korake, ki so potrebni
– Poskrbite, da bo vsak udeleženec opravil dodeljene naloge

Avtor: Marjana Simčič Humar
Datum objave: 10.08.2023

»Projekt je sofinanciran s pomočjo Evropskega sklada za regionalni razvoj, Ministrstva za gospodarstvo, turizem in šport ter SPIRIT, Javna agencija«

 

 

 

Točke SPOT Svetovanje so sofinancirane s pomočjo Evropskega sklada za regionalni razvoj: www.eu-skladi.si, Ministrstva za gospodarski razvoj in tehnologijo: www.mgrt.gov.si ter SPIRIT Slovenija, javna agencija: www.spiritslovenia.si.  

KONTAKT

Obrtni dom
Ulica Gradnikove brigade 6,
5000 Nova Gorica

t: 05 330 66 90

05 330 66 10 - OOZ NOVA GORICA

05 330 66 85 - RRA-SP NOVA GORICA

06 555 62 32 - ROD AJDOVŠČINA

05 384 18 82 - PRC TOLMIN

05 374 39 11 - ICRA IDRIJA

05 364 49 00 - OOZ AJDOVŠČINA

e: info@spot-goriska.si

URADNE URE

ponedeljek: 10.00 – 14.00
torek: 10.00 – 14.00
sreda: 13.00 – 17.00
petek: 10.00 – 14.00

Zaželena je predhodna najava na telefonsko številko.

KJE SMO?

SPOT GORIŠKA ® Vse pravice pridržane. | Izdelava spletne strani: Agencija KODNES